ZUGFeRD-Rechnung erstellen – bereit für 2027
Export im ZUGFeRD 2.x-Format (Profil EN 16931) ab Tag 1: eine PDF, die wie gewohnt aussieht, mit maschinenlesbarem XML darin. Du erfüllst die stufenweise E-Rechnungs-Pflicht, bevor sie dich erreicht.
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Die E-Rechnungs-Pflicht kommt — Zeitplan im Überblick
Seit 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger E-Rechnungen empfangen können — also auch du als Handwerker. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2027 wird der Versand zur Pflicht für Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 €. Ab 01.01.2028 gilt es für alle verbleibenden Unternehmen, unabhängig von der Größe. Wer dann noch PDFs verschickt, riskiert dass der Empfänger nicht zahlen muss — keine ordnungsgemäße Rechnung.
Werkheft macht ZUGFeRD-Export ab Tag 1 — egal ob du heute oder erst 2028 musst.
Was Werkheft bei der E-Rechnung kann
ZUGFeRD 2.x im Profil EN 16931
PDF mit eingebettetem XML, erfüllt die europäische Norm EN 16931. Mensch und Maschine lesen dieselbe Rechnung. Der Standard für B2B-Geschäfte.
Sieht aus wie immer
Deine gewohnte Rechnungs-PDF mit Logo und Layout. Das strukturierte XML steckt unsichtbar darin — kein zweites Dokument, keine Umgewöhnung.
Von Buchhaltung erkannt
Datev, Lexware, sevDesk und gängige Buchhaltungs-Systeme lesen das eingebettete XML automatisch aus. Dein Steuerberater muss nichts abtippen.
Ab Tag 1 verfügbar
Kein Zusatzmodul, keine Freischaltung: Ab dem Basic-Tarif exportierst du jede Rechnung wahlweise als normale PDF oder als ZUGFeRD.
Privat- und Geschäftskunden getrennt
Jeder Kunde ist als privat oder geschäftlich gekennzeichnet. So siehst du, wo ab 2027/2028 ein strukturiertes Format nötig wird und wo die PDF reicht.
Rechnungs-Grundlagen →Häufige Fragen
Wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht für mich?+
Empfangen können müssen seit 01.01.2025 alle inländischen B2B-Empfänger — also auch du als Handwerker. Versenden ist gestuft: ab 01.01.2027 Pflicht für Betriebe mit Umsatz über 800.000 € im Vorjahr, ab 01.01.2028 Pflicht für alle verbleibenden. An Privatkunden bleibt PDF erlaubt.
ZUGFeRD oder XRechnung — was ist der Unterschied?+
Beide erfüllen die EN-16931-Norm. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML — bequem, weil Mensch und Maschine sie lesen können. XRechnung ist reines XML und beim Versand an Bund, Länder, Kommunen Pflicht. Werkheft exportiert ZUGFeRD (PDF + eingebettetes XML); für den B2B-Alltag in der Privatwirtschaft ist das das gängige Format.
Reicht eine PDF mit allen Rechnungsdaten?+
Nein. Eine normale PDF ist eine 'sonstige Rechnung' und ab 2027/2028 für viele B2B-Geschäfte nicht mehr ausreichend. E-Rechnung bedeutet strukturierter elektronischer Versand — die Daten müssen maschinell extrahierbar sein, nicht nur fürs Auge lesbar. Genau das leistet das in die ZUGFeRD-PDF eingebettete XML.
In welchem ZUGFeRD-Profil exportiert Werkheft?+
Im Profil EN 16931 (auch 'Comfort' genannt), ZUGFeRD-Version 2.x. Das deckt alle Pflichtangaben der Norm ab und wird von Datev, Lexware, sevDesk und den gängigen Buchhaltungs-Systemen erkannt. Die schwächeren Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die deutschen Anforderungen nicht — die verwendet Werkheft deshalb nicht.
Wie empfange ich E-Rechnungen?+
Ein normales E-Mail-Postfach reicht zum Empfang — das ist laut BMF die Mindestanforderung. Die eingebettete XML kannst du mit einem kostenlosen ZUGFeRD-Viewer oder deiner Buchhaltungs-Software öffnen.
Was passiert bei B2C-Rechnungen?+
An Privatkunden bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung dauerhaft erlaubt — die E-Rechnungs-Pflicht gilt nur für B2B. In Werkheft ist jeder Kunde als privat oder geschäftlich gekennzeichnet, sodass du weißt, wo ein strukturiertes Format nötig ist.
Ratgeber zum Thema
Hintergrund zur E-Rechnungs-Pflicht und den Formaten:
ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format braucht ein Handwerker?→
Beide erfüllen die EN-16931-Norm, aber sie sind nicht gleich. Wann nimmst du ZUGFeRD, wann XRechnung — und welche ZUGFeRD-Profile erfüllen die deutsche Pflicht?
E-Rechnung Pflicht für Handwerker: Zeitplan 2027 und 2028→
Wann müssen Handwerker E-Rechnungen versenden? Zeitplan 2027/2028, Formate ZUGFeRD und XRechnung, Ausnahmen für Privatkunden — mit BMF-Quellen.
Stand: September 2026. Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, EN 16931, Wachstumschancengesetz. Funktionsumfang abhängig vom Tarif. Für individuelle Fragen Steuerberater oder zuständige IHK konsultieren.