ZUGFeRD-Rechnung erstellen – bereit für 2027
Export im ZUGFeRD 2.x-Format ab Tag 1, auch XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Empfang per Mail mit automatischer Verbuchung. Du erfüllst die stufenweise E-Rechnungs-Pflicht, bevor sie dich erreicht.
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Die E-Rechnungs-Pflicht kommt — Zeitplan im Überblick
Seit 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Empfänger E-Rechnungen empfangen können — also auch du als Handwerker. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF versenden, wenn der Empfänger zustimmt.
Ab 01.01.2027 wird der Versand zur Pflicht für Betriebe mit Vorjahresumsatz über 800.000 €. Ab 01.01.2028 gilt es für alle verbleibenden Unternehmen, unabhängig von der Größe. Wer dann noch PDFs verschickt, riskiert dass der Empfänger nicht zahlen muss — keine ordnungsgemäße Rechnung.
Werkheft macht ZUGFeRD-Export ab Tag 1 — egal ob du heute oder erst 2028 musst.
Was Werkheft bei der E-Rechnung kann
ZUGFeRD 2.x BASIC und höher
PDF mit eingebettetem XML, erfüllt EN 16931. Mensch und Maschine lesen beides. Standard für die meisten B2B-Geschäfte.
XRechnung für öffentliche Auftraggeber
Reines XML-Format, Pflicht bei Versand an Bund, Länder, Kommunen, Kirchen. Werkheft exportiert beide Formate je Rechnung.
Empfang mit Auto-Erkennung
Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen werden aus E-Mail-Anhängen erkannt, Daten extrahiert und vorgeschlagen. Kein Abtippen mehr (Pro-Tarif).
Zeitleiste sichtbar im Dashboard
Werkheft zeigt dir wann DU versenden musst — basierend auf deinem Vorjahresumsatz. Du wirst nicht von der Pflicht überrascht.
Warnung bei nicht-konformen Profilen
ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Norm NICHT. Werkheft warnt wenn du ein eingehendes ZUGFeRD bekommst, das nicht den Anforderungen entspricht.
Auch B2C bleibt einfach
An Privatkunden bleibt die PDF-Rechnung erlaubt. Werkheft erkennt Kundentyp und schlägt automatisch das passende Format vor.
Rechnungs-Grundlagen →Häufige Fragen
Wann gilt die E-Rechnungs-Pflicht für mich?+
Empfangen können müssen seit 01.01.2025 alle inländischen B2B-Empfänger — also auch du als Handwerker. Versenden ist gestuft: ab 01.01.2027 Pflicht für Betriebe mit Umsatz über 800.000 € im Vorjahr, ab 01.01.2028 Pflicht für alle verbleibenden. An Privatkunden bleibt PDF erlaubt.
ZUGFeRD oder XRechnung — was nehme ich?+
Beide erfüllen die EN-16931-Norm. ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML — bequem, weil sowohl Mensch als auch Maschine lesen können. XRechnung ist reines XML — Pflicht beim Versand an Bund, Länder, Kommunen. Werkheft exportiert beide Formate. Für die Privatwirtschaft ZUGFeRD, für öffentliche Auftraggeber XRechnung.
Reicht eine PDF mit allen Rechnungsdaten?+
Nein. Eine normale PDF ist eine 'sonstige Rechnung' und ab 2027/2028 für viele B2B-Geschäfte nicht mehr ausreichend. E-Rechnung bedeutet strukturierter elektronischer Versand — die Daten müssen maschinell extrahierbar sein, nicht nur fürs Auge lesbar.
Welche ZUGFeRD-Version brauche ich?+
Mindestens Version 2.0.1 mit den Profilen BASIC, EN-16931, EXTENDED oder XRECHNUNG. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die deutschen Anforderungen NICHT. Werkheft exportiert standardmäßig im BASIC-Profil — das deckt alle Pflichtangaben ab.
Wie empfange ich E-Rechnungen?+
Ein normales E-Mail-Postfach reicht zum Empfang — laut BMF die Mindestanforderung. Werkheft kann eingehende ZUGFeRD-Rechnungen automatisch erkennen und die Daten extrahieren, sodass du nicht abtippen musst (Pro-Tarif).
Was passiert bei B2C-Rechnungen?+
An Privatkunden bleibt die Papier- oder PDF-Rechnung dauerhaft erlaubt — die E-Rechnungs-Pflicht gilt nur für B2B. Werkheft lässt dich pro Kunde entscheiden oder erkennt automatisch ob es sich um Geschäftskunden handelt.
Stand: Mai 2026. Quellen: BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und 15.10.2025 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, EN 16931, Wachstumschancengesetz. Funktionsumfang abhängig vom Tarif. Für individuelle Fragen Steuerberater oder zuständige IHK konsultieren.