ZUGFeRD vs. XRechnung: Welches Format braucht ein Handwerker?

An öffentliche Auftraggeber: XRechnung Pflicht. An B2B-Privatwirtschaft: ZUGFeRD ab Profil BASIC. An Privatkunden: PDF reicht. So die Drei-Zeilen-Antwort. Wer aber ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC-WL als Ausgangsrechnung verschickt, erfüllt die deutsche Pflicht trotzdem nicht — und ab 01.01.2028 droht dann nach §26a UStG bis zu 5.000 € Bußgeld pro Verstoß plus Zahlungsverzug, weil der Kunde die Rechnung formal ablehnen kann. Das ist nur einer von vier häufigen Stolperdrahten.

Du bekommst eine Mail vom Steuerberater: "Ab nächstem Jahr brauchen Sie ZUGFeRD oder XRechnung. Welches wollen Sie?" Du schreibst zurück: "Was ist der Unterschied?" Antwort: "Steht doch in den BMF-Schreiben." Hilfreich. Hier ist die Version ohne Behördensprech.

Zeitplan: Wann musst du was können?

1. Bereits aktiv01.01.2025Empfangspflicht aktiv

   Jeder Handwerker muss eingehende E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform archivieren können. Ein E-Mail-Postfach reicht formal für den Empfang.

2. Aktuell relevant01.01.2027Versand ab 800.000 € Umsatz

   Wer im Vorjahr mehr als 800.000 € Umsatz hatte, muss E-Rechnungen versenden — ZUGFeRD oder XRechnung, je nach Empfänger.

3. Kommt noch01.01.2028Versandpflicht für alle

   Auch Solobetriebe und kleine Handwerksunternehmen müssen E-Rechnungen versenden — Ausnahme bleiben Privatkunden, Kleinunternehmer und Kleinbeträge bis 250 €.

Der zentrale Unterschied: Verpackung

XRechnung ist eine reine XML-Datei. Datenstrukturen für Maschinen, kein Augenschmaus für Menschen. Wer eine XRechnung im Browser öffnet, sieht Code — keine schöne Rechnungsansicht.

So sieht ein Ausschnitt aus einer echten XRechnung aus (vereinfacht):

<ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>
  <ram:SpecifiedTradeProduct>
    <ram:Name>Pflegeschnitt Eiche, ca. 12 m Höhe</ram:Name>
  </ram:SpecifiedTradeProduct>
  <ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
    <ram:NetPriceProductTradePrice>
      <ram:ChargeAmount>480.00</ram:ChargeAmount>
    </ram:NetPriceProductTradePrice>
  </ram:SpecifiedLineTradeAgreement>
</ram:IncludedSupplyChainTradeLineItem>

Was Buchhaltungs-Software daraus lesen kann: Produktname, Menge, Preis — alles als getrennte Datenfelder. Bei einer normalen PDF müsste ein Mensch das ablesen und manuell eintippen.

ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML. Du öffnest die PDF und siehst eine normale Rechnung wie immer. Im Hintergrund liegt die strukturierte XML-Datei, die Buchhaltungs-Software auslesen kann.

Beides erfüllt die deutsche E-Rechnungs-Definition: Daten in strukturierter Form, maschinell verarbeitbar. Beides genügt der europäischen Norm EN 16931.

Wann ZUGFeRD?

Die richtige Wahl in den meisten Geschäfts-Situationen. Konkret:

• B2B-Geschäftskunden in der Privatwirtschaft — Industriekunden, Bauträger, größere Handwerksbetriebe
• Der Empfänger möchte seine Rechnung auch visuell sehen (klassische PDF-Ansicht)
• Du weißt nicht, ob der Empfänger ein bestimmtes Format strikt vorgibt
• Du willst eine Datei für alle Zwecke nutzen — Versand, Archivierung, Anzeige

ZUGFeRD ist der pragmatische Standard für die Privatwirtschaft. Du behältst das vertraute PDF-Aussehen und erfüllst gleichzeitig die strukturierte Datenpflicht. Für die GoBD-konforme Archivierung der eingehenden ZUGFeRD-Rechnungen siehe GoBD für Handwerker.

Wann XRechnung?

XRechnung ist Pflicht, wenn du an öffentliche Auftraggeber lieferst:

• Bund, Länder, Kommunen — von der Bundesbehörde bis zur Gemeinde
• Kirchen — als Körperschaften des öffentlichen Rechts
• Öffentliche Hochschulen und vergleichbare Einrichtungen

Hintergrund: Die E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-V) verpflichtet öffentliche Auftraggeber schon seit 2020 zum XRechnungs-Empfang. Die meisten verlangen es inzwischen ausdrücklich. Für einen Handwerker mit Kommunalaufträgen — etwa Baumpflege im Stadtgarten oder PV-Anlage auf dem Schuldach — ist XRechnung die Pflichtform.

ZUGFeRD-Profile — der gemeine Stolperdraht

Hier wird es technisch, aber wichtig. ZUGFeRD gibt es nicht in einer Version, sondern in mehreren Profilen, die unterschiedlich viel strukturierte Daten enthalten:

Profil	Erfüllt EN 16931	Verwendung
MINIMUM	Nein	nicht für deutsche B2B-Pflicht ausreichend
BASIC-WL	Nein	nicht für deutsche B2B-Pflicht ausreichend
BASIC	Ja	Mindeststandard, für die meisten Fälle
EN 16931 (COMFORT)	Ja	empfohlen für die meisten B2B-Geschäfte
EXTENDED	Ja	komplexe Geschäfte mit Sonderfeldern
XRECHNUNG	Ja	XRechnung-konformes Profil innerhalb ZUGFeRD

Entscheidungs-Tabelle für deinen Alltag

Drei typische Kundentypen, drei Antworten:

Kunde	Format ab 2027/2028	Begründung
Privater Bauherr (B2C)	PDF	E-Rechnungspflicht gilt nur B2B
Mittelständischer B2B-Kunde	ZUGFeRD ab Profil BASIC	Standardweg in der Privatwirtschaft
Stadt / Landkreis / Kirche	XRechnung	verpflichtend für öffentliche Auftraggeber seit 2020

Für Kleinunternehmer nach §19 UStG bleibt PDF dauerhaft erlaubt — auch an B2B-Kunden. Mehr dazu in Kleinunternehmer-Rechnungen richtig schreiben und den Pflichtangaben nach §14 UStG.

E-Rechnungen empfangen: Was schon heute Pflicht ist

Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt schon seit 01.01.2025 für jeden Handwerker. Das BMF stellt das klar: Du musst eine E-Rechnung akzeptieren, wenn ein Geschäftspartner sie dir schickt — auch wenn du selbst noch keine versendest.

Drei Stufen, was du können musst:

1. Empfang. Ein E-Mail-Postfach reicht formal — die Rechnung kommt als Anhang per Mail. Du musst die Datei öffnen können (ZUGFeRD als PDF sowieso, XRechnung mit einem XML-Viewer oder einer Software, die das visualisiert).

2. Verarbeitung. Die Daten müssen in deine Buchhaltung eingelesen werden — entweder manuell (Tippen) oder automatisch über strukturierten Datenimport. Wer ZUGFeRD-Rechnungen automatisch verbucht, spart pro Eingangsrechnung etwa 5-10 Minuten.

3. Archivierung. Die E-Rechnung muss 10 Jahre GoBD-konform aufbewahrt werden — unveränderbar, mit Audit-Log, maschinell auswertbar. Eine bloße Ablage im E-Mail-Postfach reicht nicht. Details: GoBD für Handwerker.

PEPPOL und grenzüberschreitende Geschäfte

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist die EU-weite Infrastruktur für den Austausch von E-Rechnungen. Wer Aufträge in mehreren EU-Ländern hat, kommt damit in Berührung.

In der Praxis:

• Versand an italienische Kunden: Italien nutzt das System SDI (Sistema di Interscambio) mit eigenem Format FatturaPA — über PEPPOL kompatibel
• Versand an französische Kunden: Frankreich nutzt Factur-X, das ist faktisch identisch mit ZUGFeRD — die deutschen und französischen Verbände FeRD und FNFE-MPE haben das Format gemeinsam entwickelt
• Versand an Belgien, Niederlande, Schweden: PEPPOL-Standard, meist XRechnung-kompatibel

Für die meisten deutschen Handwerksbetriebe ist PEPPOL erstmal nicht relevant — bis sie einen ausländischen Geschäftskunden bedienen. Dann sollte die eingesetzte Software PEPPOL-Versand unterstützen.

Was du jetzt machen solltest

Eine Mini-Checkliste in der Reihenfolge, in der du sie abarbeiten solltest:

• ☐ Kundenliste sortieren in B2C / B2B-Privatwirtschaft / öffentlicher Auftraggeber. Wer braucht was?
• ☐ Aktuelle Software prüfen: Welche ZUGFeRD-Profile kann sie exportieren? MINIMUM und BASIC-WL reichen nicht.
• ☐ XRechnung-Fähigkeit prüfen, falls du Kommunalaufträge hast oder anstrebst.
• ☐ Empfangs-Workflow klären: Was passiert, wenn ein Lieferant dir ZUGFeRD schickt? Wer öffnet, wer prüft, wer archiviert GoBD-konform? Siehe GoBD-Aufbewahrung.
• ☐ Test mit Test-Rechnung: Bevor 2027/2028 echte Pflicht ist, eine ZUGFeRD-Rechnung an einen verständnisvollen Geschäftskunden schicken und Feedback einholen.
• ☐ EU-Geschäfte prüfen: Hast du Kunden in Italien, Frankreich, NL? Dann PEPPOL-Versand-Fähigkeit der Software klären.
• ☐ Bei Software-Wechsel: Q3/Q4 2026 entscheiden, damit Migration und Einarbeitung bis 2027 abgeschlossen sind.

Die vier häufigsten Stolperdrähte

Aus der Praxis: Diese vier Fehler treten am häufigsten auf und kosten am meisten Zeit/Geld.

1. Falsches ZUGFeRD-Profil verschickt. MINIMUM oder BASIC-WL als Ausgangsrechnung verschicken — formal keine deutsche B2B-Pflicht erfüllt. Prüfe vor dem Versand das Profil in deiner Software.

2. PDF an Geschäftskunden ab 2028. Selbst wenn der Kunde "okay" sagt — formal ist es keine ordnungsgemäße Rechnung mehr. Bußgeld-Risiko nach §26a UStG, Zahlungsverzug.

3. ZUGFeRD-Rechnung im Eingang als reine PDF behandelt. Wenn du das PDF in einem Cloud-Ordner ablegst und überschreibst, gehen die strukturierten Daten verloren oder werden manipulierbar. GoBD-Verstoß.

4. XRechnung versuchen zu öffnen wie eine PDF. Wer eine XRechnung doppelklickt, sieht XML-Code und denkt "Die Datei ist kaputt". Tatsächlich ist sie korrekt — sie muss in einem XML-Viewer oder einer Buchhaltungs-Software geöffnet werden, die das visualisiert.

So sieht ein typischer Versand-Workflow aus

Vom Klick bis zum bezahlten Geld:

1. Rechnung erstellen — Positionen, Kunde, Steuersatz. Idealerweise aus einem Aufmaß oder Auftrag heraus, damit keine Daten doppelt eingegeben werden.
2. Format automatisch erkannt — Software prüft: Ist der Kunde Privatperson (PDF), Geschäftskunde (ZUGFeRD), öffentlicher Auftraggeber (XRechnung)?
3. ZUGFeRD-Profil wählen — bei Geschäftskunden standardmäßig BASIC oder COMFORT.
4. Verschicken — per E-Mail an den Empfänger, mit der ZUGFeRD-Datei als Anhang oder im PDF eingebettet.
5. Archivieren — automatisch GoBD-konform, 10 Jahre, mit Audit-Log.
6. Zahlungseingang erfassen — Software erkennt Banküberweisung, markiert Rechnung als bezahlt.

Bei guter Software ist Schritt 2-5 ein einziger Klick. Bei Excel + Outlook ein 15-Minuten-Workflow mit mehreren Fehlerquellen.

Was passiert bei Verstößen ab 2028?

Wer ab 01.01.2028 weiterhin PDFs an Geschäftskunden schickt, hat zwei Probleme:

Zahlungsverzug. Der Geschäftskunde darf die nicht-konforme Rechnung formal ablehnen und auf eine E-Rechnung bestehen. Bei großen Kunden ruft die Buchhaltung an und fordert das richtige Format. Bis das geliefert ist, liegt dein Geld nicht auf deinem Konto — Verzugszinsen kannst du nicht berechnen, weil deine Rechnung formal nicht ordnungsgemäß war.

Praktisch: Wer 2027/2028 noch nicht umgestellt hat, sollte spätestens im Q3/Q4 vorher die Software-Wahl getroffen haben. Wechsel mitten in der Hochsaison ist eine schlechte Idee.

Wie Werkheft das löst

Werkheft exportiert Rechnungen wahlweise im ZUGFeRD-Format ab Profil BASIC oder als XRechnung. Die Entscheidung passiert pro Rechnung, mit sinnvollen Voreinstellungen pro Kunde — Privatkunde bekommt PDF, Geschäftskunde ZUGFeRD, öffentlicher Auftraggeber XRechnung.

werkheft.de

Empfangene ZUGFeRD-Rechnungen aus Lieferanten-Mails werden erkannt und ausgelesen — du musst die Beträge nicht abtippen.

Details: ZUGFeRD-Rechnung erstellen mit Werkheft

Häufig gestellte Fragen

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist eine reine XML-Datei — strukturierte Daten ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: eine normale PDF mit eingebettetem XML, sodass sowohl Mensch als auch Maschine die Rechnung lesen können. Beide erfüllen die EU-Norm EN 16931 und gelten als E-Rechnung im Sinne des deutschen BMF.

Wann muss ich XRechnung verwenden?

Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber: Bund, Länder, Kommunen, Kirchen, öffentliche Hochschulen. Für Handwerker mit Kommunalaufträgen — z.B. Baumpflege im Stadtgarten oder PV-Anlage auf einem Schuldach — ist XRechnung die einzig zulässige Form.

Welches ZUGFeRD-Profil brauche ich für die deutsche B2B-Pflicht?

Mindestens Profil BASIC. Die Profile MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die EN-16931-Norm nicht und sind damit für die deutsche B2B-Pflicht ab 2027/2028 nicht ausreichend. Empfohlen wird COMFORT (EN 16931) für die meisten Geschäftsbeziehungen.

Reicht eine normale PDF noch als E-Rechnung?

Im BMF-Sprech ist eine normale PDF eine "sonstige Rechnung" — elektronisch übermittelt, aber nicht strukturiert. Für B2B-Geschäfte ist sie ab 2027/2028 nicht mehr ausreichend. Ausnahmen: B2C (Privatkunden), Kleinunternehmer nach §19 UStG, Kleinbeträge bis 250 € brutto.

Kann ich ZUGFeRD an einen öffentlichen Auftraggeber schicken?

Nur in der Profil-Variante ZUGFeRD XRECHNUNG, die XRechnungs-konform ist. Sicherer ist es, an öffentliche Auftraggeber direkt im XRechnungs-Format zu liefern, da die Verwaltungs-Tools darauf zugeschnitten sind. Verlässliche Auskunft gibt die jeweilige Behörden-Rechnungsplattform.

Muss ich eingehende ZUGFeRD-Rechnungen besonders archivieren?

Ja. Eingehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden — unveränderbar, mit Audit-Log, maschinell auswertbar. Eine bloße Ablage im E-Mail-Postfach reicht nicht. Details: GoBD für Handwerker.

Muss ich alte PDF-Rechnungen aus 2024 in ZUGFeRD umwandeln?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für neue Rechnungen ab den jeweiligen Stichtagen (01.01.2027 oder 01.01.2028). Bestehende PDF-Rechnungen aus früheren Jahren behalten ihre Gültigkeit und müssen nur GoBD-konform 10 Jahre aufbewahrt werden — ohne Format-Umwandlung.

Kann ich eine PDF nachträglich in ZUGFeRD umwandeln?

Nein, nicht sinnvoll. ZUGFeRD braucht strukturierte Daten (Beträge, Positionen, Steuersätze), die in einer normalen PDF nicht maschinenlesbar vorhanden sind. ZUGFeRD muss von der Rechnungs-Software erzeugt werden, die die Daten kennt. Tools, die PDFs durch OCR in ZUGFeRD "konvertieren", sind fehleranfällig und rechtlich problematisch.

Was ist PEPPOL und brauche ich das?

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) ist die EU-weite Infrastruktur für den Austausch von E-Rechnungen. Relevant, wenn du Geschäftskunden in anderen EU-Ländern hast (Italien SDI, Frankreich Factur-X, NL). Für rein deutsche Geschäfte nicht zwingend nötig — aber zukunftsfähige Software unterstützt es.

Was passiert, wenn ich ab 2028 noch PDFs an Geschäftskunden schicke?

Zwei Konsequenzen: Erstens kann dein Geschäftskunde die Rechnung formal ablehnen und auf eine E-Rechnung bestehen — bis dahin liegt dein Geld nicht auf deinem Konto. Zweitens kann das Finanzamt nach §26a UStG bis zu 5.000 € Bußgeld pro Verstoß verhängen. Bei systematischen Verstößen kommt die Verwerfung der Buchhaltung in Reichweite.

Quellen

• BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320)
• BMF FAQ zur E-Rechnung
• KoSIT — Koordinierungsstelle für IT-Standards (XRechnung-Spezifikation)
• FeRD — Forum elektronische Rechnung Deutschland (ZUGFeRD)
• §26a UStG — Bußgeldvorschriften
• §14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• E-Rechnungs-Verordnung des Bundes (E-Rech-V)
• PEPPOL — OpenPEPPOL Authority
• Factur-X (Frankreich/Deutschland)
• EN 16931 — Europäische Norm für E-Rechnungen

Hinweis: ZUGFeRD und XRechnung entwickeln sich weiter. Die Profil-Tabelle entspricht dem Stand Mai 2026. Vor einer Software-Anschaffung lohnt sich ein Blick auf die jeweils aktuelle KoSIT- oder FeRD-Spezifikation.

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Werkheft. Seit über 10 Jahren entwickelt er Software — heute speziell für Solar- und Baumpflege-Betriebe in Deutschland. Werkheft entstand aus der Beobachtung, dass kleine Handwerksbetriebe zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten ERP-Systemen keine passende Lösung finden. Sitz: Augsburg.

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