E-Rechnung Pflicht für Handwerker: Zeitplan 2027 und 2028

Ab dem 1. Januar 2028 darfst du an deine Geschäftskunden keine PDF-Rechnungen mehr schicken. Wer das verschläft, riskiert Bußgelder bis 5.000 € und ausstehende Zahlungen, weil Rechnungen vom Empfänger formal nicht akzeptiert werden müssen. Hier ist der Zeitplan ohne Schnörkel.

Stell dir vor: Du schickst am 2. Januar 2028 eine PDF-Rechnung an deinen Großkunden. Drei Wochen später ruft seine Buchhaltung an: "Die akzeptieren wir nicht mehr, schicken Sie uns das bitte als ZUGFeRD." Du fragst dich, was ZUGFeRD ist. Und während du recherchierst, liegt dein Geld nicht auf deinem Konto.

Drei Daten, die du kennen solltest

1. Bereits aktiv01.01.2025Empfangspflicht

   Jeder Handwerker mit B2B-Geschäft muss E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach reicht formal — Lieferanten dürfen dir ZUGFeRD schicken, du musst es archivieren können.

2. Aktuell relevant01.01.2027Versandpflicht ab 800.000 €

   Wenn dein Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, musst du selbst E-Rechnungen versenden. Betrifft Solar-Betriebe mit Werkdach-Aufträgen und größere Baumpflege-Unternehmen.

3. Kommt noch01.01.2028Versandpflicht für alle

   Auch der Solobetrieb mit 50.000 € Jahresumsatz muss spätestens jetzt E-Rechnungen versenden — sofern der Kunde ein Unternehmen ist. Privatkunden bleiben dauerhaft ausgenommen.

Bis Ende 2026 darfst du noch Papier oder PDF verschicken — wenn dein Empfänger zustimmt. Quelle: BMF-Schreiben vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320) und Update vom 15.10.2025.

Empfangen kannst du schon — wahrscheinlich

Die meisten Handwerker haben dieses Problem schon gelöst, ohne es zu wissen. Das BMF sagt klar: Ein E-Mail-Postfach reicht zum Empfang. Wenn dir also ein Lieferant heute schon eine ZUGFeRD-Rechnung schickt und du sie öffnen kannst (sieht aus wie eine normale PDF), bist du formal okay.

Das eigentliche Problem kommt nach dem Empfang: Die Rechnung musst du 8 Jahre lang GoBD-konform aufbewahren (§147 Abs. 3 AO, seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV ab 01.01.2025 verkürzt von vormals 10 Jahren). Dazu mehr in GoBD für Handwerker — kurz gesagt: PDF im E-Mail-Ordner reicht nicht.

Was eine E-Rechnung eigentlich ist

Die häufigste Verwechslung: "Ich verschicke meine Rechnungen doch schon als PDF per Mail, das ist doch elektronisch." Aus Sicht des BMF nicht. PDF ist eine "sonstige Rechnung" — sie ist elektronisch übermittelt, aber nicht strukturiert. Software kann die Daten nicht automatisch auslesen.

Eine echte E-Rechnung enthält die Daten in einer Form, die ein Buchhaltungsprogramm beim Empfänger einlesen kann, ohne dass jemand sie abtippt. Zwei Formate sind in Deutschland zugelassen:

• XRechnung — reines XML. Wenn du es öffnest, siehst du Code statt einer hübschen Rechnung. Pflicht für öffentliche Auftraggeber.
• ZUGFeRD ab Version 2.0.1 — PDF mit eingebettetem XML. Du öffnest die PDF und siehst eine normale Rechnung, im Hintergrund liegt die Maschinen-Version.

Welches Format wann nimmst du? Steht in ZUGFeRD vs. XRechnung.

Wer ausgenommen ist

Nicht alles wird E-Rechnung. Privatkunden, Kleinbeträge, Kleinunternehmer — für diese Fälle bleibt die PDF dauerhaft erlaubt:

• B2C (Privatkunden) — auch wenn die Leistung an einem gewerblich genutzten Gebäude erbracht wurde: Solange die Rechnung an eine Privatperson geht, bleibt PDF erlaubt. Die meisten Solar-Aufträge an Eigenheime fallen darunter.
• Kleinbeträge bis 250 € brutto — typisch für kleine Reparaturen oder Nachjustierungen. Über diesem Betrag greift die Pflicht, auch bei B2B.
• Fahrausweise — Bahn, Flug, ÖPNV-Tickets sind explizit ausgenommen, da sie eigenen Formvorschriften folgen.
• Leistungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG — wer die Kleinunternehmer-Regelung nutzt, ist dauerhaft ausgenommen. Details in Kleinunternehmer-Rechnungen richtig schreiben.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze — z.B. innergemeinschaftliche Lieferungen unter speziellen Voraussetzungen.

Heißt für einen typischen Solar-Betrieb: An die Bauherrin im Einfamilienhaus weiterhin PDF, an den Industriekunden mit Werkdach-Anlage ab 2027 oder 2028 ZUGFeRD. Für Solarteure haben wir die Pflichten in einem eigenen Artikel zusammengefasst: E-Rechnung im Solarbetrieb 2027.

Was bei Nicht-Konformität passiert

Zwei Konsequenzen, beide kosten Geld:

Erstens: Der Geschäftskunde muss eine nicht-ordnungsgemäße Rechnung nicht bezahlen. Bei großen Kunden ruft die Buchhaltung an und fordert das richtige Format. Bis dahin liegt dein Geld nicht auf deinem Konto.

Zweitens: Nach §26a UStG kann das Finanzamt bis 5.000 € Bußgeld verhängen — pro Verstoß gegen die Rechnungsausstellungspflichten.

Was du jetzt machen solltest

Eine Mini-Checkliste in der Reihenfolge, in der du sie abarbeiten solltest:

• ☐ Steuerbescheid 2025 raussuchen und Vorjahresumsatz prüfen. Über 800.000 €? Du bist ab 2027 versandpflichtig. Sonst ab 2028.
• ☐ Aktuelles Eingangs-Archiv prüfen. Wer eingehende ZUGFeRD- oder PDF-Rechnungen nur im E-Mail-Postfach sammelt, hat schon heute ein GoBD-Problem. Details: GoBD und Aufbewahrungsfristen.
• ☐ Aktuelle Rechnungs-Software auf ZUGFeRD-Export prüfen. Mindestens Profil BASIC nötig. Excel kann das nicht — siehe Excel-Alternativen für Handwerker.
• ☐ B2B-Kunden-Liste durchgehen. Welche Kunden sind Unternehmen, welche Privat? Das entscheidet, ob du an die Rechnung in PDF oder ZUGFeRD schicken musst.
• ☐ Bis Q4 2026 entscheiden: bleibt die aktuelle Software oder kommt eine neue? Bei Wechsel brauchst du Zeit für Daten-Migration und Mitarbeiter-Einarbeitung.

Wie Werkheft das löst

Werkheft exportiert Rechnungen ab Profil ZUGFeRD BASIC und höher — also normkonform. XRechnung-Export für öffentliche Auftraggeber ist eingebaut. Eingehende ZUGFeRD-Rechnungen aus E-Mail-Anhängen werden erkannt und die Daten extrahiert, du musst Lieferantenrechnungen nicht abtippen.

werkheft.de

Die 8-Jahres-Aufbewahrung nach §147 Abs. 3 AO läuft automatisch im Hintergrund. Audit-Log, Volltextsuche, Export für die Steuerberatung — alles eingebaut.

Mehr Details: E-Rechnung & ZUGFeRD in Werkheft

Häufig gestellte Fragen

Ab wann müssen Handwerker E-Rechnungen versenden?

Die Empfangspflicht gilt bereits seit 01.01.2025 für alle B2B-Geschäfte. Die Versandpflicht startet am 01.01.2027 für Handwerker mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € — und ab 01.01.2028 für alle übrigen, unabhängig vom Umsatz.

Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail noch als E-Rechnung?

Nein. Eine PDF gilt aus Sicht des BMF als "sonstige Rechnung" — sie ist elektronisch übermittelt, aber nicht strukturiert lesbar für Buchhaltungsprogramme. Eine echte E-Rechnung muss in einem strukturierten Format vorliegen. In Deutschland sind das XRechnung (XML) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebettetem XML).

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

XRechnung ist reines XML — Pflicht für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format: eine normale PDF mit eingebettetem XML, sodass sowohl Mensch als auch Maschine die Rechnung lesen können. Für B2B-Geschäfte mit privaten Unternehmen reicht ZUGFeRD aus.

Welche Ausnahmen gibt es von der E-Rechnungspflicht?

Privatkunden (B2C), Kleinbeträge bis 250 € brutto, Fahrausweise, Leistungen von Kleinunternehmern nach §19 UStG sowie bestimmte steuerfreie Umsätze sind dauerhaft ausgenommen. Für diese darf weiterhin eine PDF- oder Papier-Rechnung ausgestellt werden.

Welche Strafe droht bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht?

Nach §26a UStG kann das Finanzamt Bußgelder bis 5.000 € pro Verstoß verhängen. Zusätzlich darf der Geschäftskunde eine nicht-ordnungsgemäße Rechnung nicht bezahlen, bis das korrekte Format geliefert wird — das verzögert den Zahlungseingang erheblich.

Quellen

• BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 (BStBl I S. 1320)
• BMF FAQ zur E-Rechnung
• §14 UStG — Ausstellung von Rechnungen
• §26a UStG — Ordnungswidrigkeiten
• §147 AO — Aufbewahrungsvorschriften
• EN 16931 — Europäische Norm für E-Rechnungen

Hinweis: Stand Mai 2026. Übergangsfristen können sich ändern, gerade in der Anlaufphase einer Reform. Bei konkreten Fragen zu deinem Umsatz und der Pflicht — die zuständige IHK hat dazu kostenlose Erstberatungen.

Über den Autor

Benjamin Krug

Benjamin Krug ist Gründer von Werkheft. Seit über 10 Jahren entwickelt er Software — heute speziell für Solar- und Baumpflege-Betriebe in Deutschland. Werkheft entstand aus der Beobachtung, dass kleine Handwerksbetriebe zwischen Excel-Tabellen und überdimensionierten ERP-Systemen keine passende Lösung finden. Sitz: Augsburg.

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